Ein- oder Auszug steht an? Dokumentiere Zählerstände, Schlüssel und den Zustand jedes Raums direkt beim Termin – am Handy im Browser ausgefüllt, von beiden Seiten digital unterschrieben. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung bei Ein- oder Auszug: Mängel, Zählerstände, Schlüssel. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, im Streit um Kaution und Schönheitsreparaturen aber häufig das entscheidende Beweismittel.
Kein Ausdrucken, kein Einscannen, kein „Ich mach das später“.
Alle wichtigen Punkte sind schon vorbereitet – du füllst nur noch aus.
Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – aber bei Streit um Kaution, Schäden oder Nebenkosten oft das entscheidende Beweismittel. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage.
Öffne die Vorlage und fang einfach an – in ein paar Minuten hältst du das fertige, unterschriebene PDF in der Hand.
Jetzt kostenlos ausfüllenWarum das Protokoll wichtig ist und dass Fotos dazugehören, steht oben. Hier geht es um das, was am Übergabetag und in den Monaten danach wirklich entschieden wird: Fristen, Abnutzung und die Frage, was eine Unterschrift unter dem Protokoll bedeutet.
Was beide Seiten unterschrieben haben, gilt als gemeinsam festgestellt – dagegen anzukommen ist später schwer. Steht im Auszugsprotokoll „keine Mängel", kann der Vermieter für sichtbare Schäden kaum noch Ersatz verlangen; hat der Mieter einen Kratzer im Parkett abgezeichnet, wird er ihn schwerlich bestreiten können. Deshalb gilt für beide Seiten: nichts pauschal abzeichnen. Bist du mit einer Feststellung nicht einverstanden, lass den Punkt als strittig vermerken („Kratzer vorhanden, Verursachung strittig") – das Protokoll bleibt trotzdem gültig und wertvoll.
Kürzer als viele denken: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 BGB). Das Auszugsprotokoll dokumentiert das Rückgabedatum und startet damit nachweisbar diese Frist. Für die Kaution gibt es keine gesetzliche Abrechnungsfrist; die Rechtsprechung gesteht dem Vermieter eine Prüffrist von in der Regel bis zu sechs Monaten zu – nur für eine mögliche Nebenkostennachzahlung darf er einen angemessenen Teil länger zurückbehalten.
Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch geht immer zulasten des Vermieters (§ 538 BGB): Laufspuren im Teppich, vergilbte Wandfarbe, Dübellöcher in üblicher Zahl. Ersatzpflichtig ist der Mieter für Schäden darüber hinaus: Brandflecken, tiefe Kratzer im Parkett, Schimmel durch falsches Lüften, eigenmächtige Umbauten. Trage im Protokoll deshalb nicht nur ein, DASS etwas beschädigt ist, sondern wie: „ca. 30 übliche Dübellöcher, fachgerecht verschließbar" liest sich vor Gericht anders als „Wände beschädigt". Und beim Ersatz gilt „neu für alt": Für den zehn Jahre alten Teppich gibt es keinen Neupreis.
Nur wenn eine wirksame Schönheitsreparatur-Klausel im Mietvertrag das vorsieht – und daran scheitern viele Klauseln, etwa wenn die Wohnung schon unrenoviert übernommen wurde. Ohne wirksame Klausel schuldet der Mieter lediglich die besenreine Rückgabe und die Beseitigung selbst verursachter Schäden. Klärt das vor dem Übergabetermin, nicht währenddessen: Steht die Renovierungsfrage im Raum, gehört ins Protokoll nur der Ist-Zustand, nicht ein spontan ausgehandeltes Renovierungsversprechen.
Die Übergabe lässt sich per Vollmacht delegieren – ein Bevollmächtigter (Freundin, Verwandter, Hausverwaltung) besichtigt, füllt aus und unterschreibt mit. Nimm außerdem nach Möglichkeit eine neutrale Person als Zeugen mit: Wenn es später doch zum Streit kommt, ist ein Zeuge, der beim Ablesen der Zähler und beim Rundgang dabei war, oft mehr wert als jedes Formular. Eine Vollmacht-Vorlage findest du in der Liste oben.
Ein Übergabeprotokoll ist nur so gut wie seine Details. Diese Fehler nehmen ihm den Beweiswert:
„Wohnung in ordnungsgemäßem Zustand" sagt nichts. Geh Raum für Raum durch – die Vorlage führt dich durch Küche, Bad, Wohn- und Schlafräume – und notiere je Raum Böden, Wände, Fenster, Türen und Einbauten. Fünfzehn Minuten Rundgang ersparen im Streitfall Monate.
In Mehrfamilienhäusern hängen die Zähler oft gesammelt im Keller – ohne die Zählernummer ist dein abgelesener Stand nicht deinem Zähler zuzuordnen. Notiere zu jedem Stand die Nummer des Zählers und fotografiere die Anzeige mitsamt Nummer. Das ist die Grundlage der Schlussabrechnung von Strom, Gas und Wasser.
„4 Schlüssel übergeben" hilft nicht, wenn später der Briefkastenschlüssel fehlt. Trage die Art einzeln ein: Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Garage. Fehlt beim Auszug ein Schlüssel einer Schließanlage, kann das teuer werden – umso wichtiger, dass die Anzahl vom Einzug dokumentiert ist.
Das Feld „festgestellte Mängel und vereinbarte Nacharbeiten" braucht drei Angaben: Was ist zu tun, wer macht es, bis wann. „Silikonfuge Bad erneuern – Vermieter – bis 15.09." ist eine Vereinbarung; „Fuge defekt" ist nur eine Notiz, aus der kein Anspruch folgt.
Beide Seiten brauchen ein vollständiges, unterschriebenes Exemplar – bei der digitalen Signatur über Tamgara bekommen es beide automatisch als PDF. Fotos entfalten ihren Wert erst mit Bezug: Nummeriere sie im Protokoll durch („Foto 3: Kratzer Parkett Wohnzimmer") statt einfach 40 Bilder auf dem Handy zu sammeln, die sich später keinem Raum mehr zuordnen lassen.